Учет входящей и исходящей корреспонденции, ОРД
Входящие и исходящие документы можно просматривать списком или группировать, например, по отправителям или по видам документов. Прямо из списка можно быстро искать документы и выполнять все необходимые действия с ними (например, направлять на исполнение, печатать, отправлять по почте). Сотрудники могут сами менять под свои предпочтения состав, порядок и оформление колонок списка.
![Входящие документы](https://cdn-ru.bitrix24.by/b11528094/landing/6b5/6b5f08d78891ff61c1727979bc4930d7/1_SHTBTE_-_1x.png)
Контроль исполнения Состояния документа
Предусмотрено пять состояний документа:
- согласование (На согласовании, Согласован, Не согласован);
- утверждение (На утверждении, Утвержден, Не утвержден);
- рассмотрение (На рассмотрении, Рассмотрен);
- регистрация (Проект, На регистрации, Зарегистрирован, Не зарегистрирован);
- исполнение (На исполнении, Исполнен).
Состояния документа устанавливается вручную или автоматически процессами. Например, старт процесса согласования установит документу состояние «На согласовании», а успешное завершение этого процесса — «Согласован». При необходимости можно запретить сотрудникам менять состояния документов вручную. Можно настроить доступность полей и команд документа в зависимости от состояния.
![Состояние документа](https://cdn-ru.bitrix24.by/b11528094/landing/210/210a94cac08ded9f1b16abb50a385338/2_TB_-TBTV_-TP_-_-_TG_-_-TV_-_1x.png)
Контроль документов
Ответственный за документооборот может контролировать возврат документов, находящихся у контрагентов, например, на подписании. Ответственный за работу с обращениями граждан может контролировать исполнительскую дисциплину сотрудников, готовящих ответы на эти документы. Этот отчет (как и другие отчеты) можно автоматически формировать и направлять руководителю к планерке.
![Пример отчета по журналу передачи](https://cdn-ru.bitrix24.by/b11528094/landing/3b0/3b09450b9f01693faeee14237fd9c2a4/3_-_-TVTA_-_TM_-_TG_-_-TV_-_-_1x.png)
Потоковое сканирование и штрихкодирование
Сканирование. Файлы в программу можно заносить сканированием — как ручным, так и потоковым (в том числе и через сетевые сканеры). Отсканированное изображение помечается как скан-копия оригинала и автоматически распознается. Поэтому скан-копии оригиналов можно находить полнотекстовым поиском. Рекомендованные настройки сканирования — 200 DPI, цветное, JPG, качество 75. Примерный размер скана страницы А4 — 400Кб.
Выбранные настройки сканирования автоматически сохраняются для последующего сканирования. В один клик можно собрать отдельные отсканированные страницы в один многостраничный скан формата TIFF или PDF.
![Сканирование](https://cdn-ru.bitrix24.by/b11528094/landing/03f/03fdd9f1ebdaabff98daf95ba27f1ba2/13_1x.png)
Штрихкодирование документов. «1С:Документооборот 8» умеет:
- печатать штрихкод на самом документе, на наклейке или на пустом листе;
- автоматически вставлять штрихкод в файлы формата Microsoft Word (doc, docx);
- распознавать все штрихкоды, вставленные в документ и вами, и вашими контрагентами;
- моментально находить документы по любым штрихкодам как с клавиатуры, так и с использованием сканера штрихкодов.
Штрихкоды используются программой при потоковом сканировании — именно через штрихкод «1С:Документооборот 8» понимает к какой карточке прикрепить тот или иной скан. В типовой поставке поддерживается только EAN-13.
![Штрихкодирование документов](https://cdn-ru.bitrix24.by/b11528094/landing/fca/fca0b091b0caf4daa04cedd46811ac43/14_1x.png)
Архивное хранение и поиск
Передача дел в архив. В программе можно отразить передачу дел (томов) в архив. При этом программа сама проверит, что дело закрыто и срок его хранения истек. Предусмотрена печать стандартной формы «Опись дел» для установки на ней печати организации и подписи ответственного лица. Переданные в архив дела и документы не пропадают из информационной базы и доступны для поиска, сбора статистики и анализа.
![Передача дел в архив](https://cdn-ru.bitrix24.by/b11528094/landing/db3/db3fdfb079007f50d49689b0bcb2a788/4_-TATE_-_-_-_TETA_-_-_-_1x.png)
Поиск. В программе можно работать с тысячами документов и других данных. Предусмотрено три способа быстрого поиска данных:
- простой поиск в списке — основан на полнотекстовом индексе. Достаточно ввести часть того, что нужно найти, и программа за 1 секунду покажет найденное;
- точный поиск по реквизитам документов и файлов — находит точно то, что вам нужно в файлах и документах (входящих, исходящих и внутренних). Просто укажите в каких реквизитах искать и что нужно найти — за несколько секунд программа выведет список всех найденных данных;
- полнотекстовый поиск по реквизитам или по содержимому файлов, в том числе и скан-копий — похож на обычные Интернет-поисковики. Введите, например, «договор стройпромвсе» и программа покажет все, что связано с договорной работой с вашим контрагентом ЗАО «Стройпромвсе» — договоры, обсуждения, задачи, проекты, записи календарей, мероприятия и другие данные в которых встречаются слова «договор» и «стройпромвсе». Программа сама найдет слово в любом падеже, в единственном или множественном числе.
![](https://cdn-ru.bitrix24.by/b11528094/landing/734/7346ec848616b12cf622b89a7c985c0e/5_-_TB_-_TG_-_TD_-_ZH_-_-_1x.png)
![](https://cdn-ru.bitrix24.by/b11528094/landing/aee/aee7ef69216b8ec1ef1716e6bb38be7c/6_-_-_-TV_TBTV_-_-TL_ZH_-_TB_1x.png)
© 2022 ООО «Электронная экономика». 1С: Документооборот для Беларуси.